Северное кадровое агентство
Наши клиенты
всего более 2 000
Публикации
Памятка соискателю и работодателю: ЧТО ДЕЛАТЬ В КРИЗИС?
Практические советы, подготовленные специалистами СКА для соискателей и работодателей. Март 2016 год.
Задайте вопрос специалисту компании

Эффективные совещания

Журнал «Настроение», Шелуткова Оксана, сентябрь 2007 г.

При одном только упоминании слова «совещание» в голове сразу всплывает знакомый образ — «прозаседавшиеся». Унылые, скучающие лица, делают вид, что с интересом слушают меняющихся докладчиков. Объявление об окончании совещания воспринимается на «ура» и сопровождается оживленным гулом.

Вы томитесь одиночеством? Ненавидите принимать решения?
Тогда проведите совещание. Вы встретитесь с другими людьми,
снимите с себя груз ответственности принятия решений,
почувствуете свою значимость и произведете
впечатление на коллег.
Совещание — практическая альтернатива работе.
Проведите его сегодня же.

«Какие мысли и ассоциации у Вас возникают, когда Вы слышите слово «совещание»? — такой вопрос зачастую задается на тренингах. Иногда реакция участников шокирует. Одни говорят: «А что-нибудь поприятнее нельзя спросить?», другие: «Это безнадежная борьба со сном», третья сказала, что боится совещаний, потому что директор на них орет… Удивительно, но ни в одном высказывании не прозвучало слов «полезно», «надо», «необходимо». Зачастую, совещания воспринимаются как скучная необходимость. «Все тупые!» — это ответ коммерческого директора крупной компании на вопрос, почему он не любит проводить совещания. Вспоминается диалог из телевизионной рекламы:

— Не люблю кошек.
— Ты просто не умеешь их готовить…

Может быть, если наши совещания скучны и неэффективны, мы просто не умеем их готовить? :-)

Производственные совещания необходимы. Во-первых, это прекрасная возможность быстро получить информацию из первых рук и высказать свое мнение. Во-вторых, наблюдая за непосредственной реакцией участников, можно сразу определить отношение коллектива к той или иной проблеме, а заодно понять, насколько коллектив сплочен и дружен, много ли в нем единомышленников. Но чтобы совещания не превращались в пустую болтовню, надо знать, как их проводить.

Среди различных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени, причем с отрывом от остальной работы, поглощают совещания. Опрос, проведенный ООО «Северным Кадровым Агентством» показывает, что менеджеры в зависимости от уровня управления до 80% своего времени проводят на конференциях, планерках, совещаниях.

Продолжительность совещания зависит от повестки дня и в среднем колеблется от тридцати минут до двух часов. В основном все совещания можно разделить на два больших вида:

  1. Производственные «летучки», которые служат для оперативного решения текущих проблем и обсуждения мелких вопросов.
  2. Большие заседания, посвященные одной или нескольким серьезным проблемам.

Обязательно нужно продумать время проведения совещания. В любом случае окончание любых заседаний должно совпадать с какой-то естественной границей. Хорошо начинать совещания за один-два часа до обеденного перерыва или окончания рабочего дня. Желание вырваться на волю будет способствовать краткости выступлений его участников и дисциплинированности.

Совещание следует начинать в назначенное время, не ожидая опаздывающих, так как соблюдение регламента совещания — знак уважения к присутствующим. Стиль проведения совещания — предельно деловой. Руководитель не должен предлагать для обсуждения вопросы, не обозначенные в повестке дня, отклоняться от регламента. Нельзя давить на участников совещания, навязывая им то или иное решение. Демократичность, краткость, деловитость, точное следование установленному порядку — соблюдение руководителем этих требований обеспечит этику делового общения. При подготовке выступления руководителя на совещании следует прежде всего сформулировать цель выступления. Постарайтесь четко представить конечный результат, к которому вы стремитесь. Сформулируйте конечную цель в виде краткого предложения, запишите его на листе бумаги, чтобы впоследствии поместить на виду у всех присутствующих на совещании.

Если количество участников на совещании больше десяти человек, следуйте ниже описанным советам, чтобы избежать скуки и снижения внимания:

  1. Внесите разнообразие в голоса выступающих. Чередуйте докладчиков-мужчин с докладчиками-женщинами.
  2. Варьируйте форму, темп и стиль.
  3. Больше практикуйте групповые доклады и обсуждения.
  4. Чтобы обеспечить участие каждого, разбейте большие группы на маленькие.
  5. Используйте наглядный материал, цветные слайды и заголовки.

Не забывайте поздравлять своих подчиненных с днем рождения, юбилеем, повышением по службе именно на рабочих совещаниях. Это не только поднимет настроение виновнику торжества, но и даст возможность всем без исключения почувствовать себя членом дружного коллектива единомышленников.

В конце совещания подведите итоги и поясните, что, кем и к какому времени должно быть сделано. Краткий протокол с важнейшими данными и результатами желательно иметь уже к концу заседания и раздать всем участникам его копии. Завершайте совещание на позитивной ноте, высказав несколько приветливых слов. Постарайтесь воодушевить всех присутствующих на определенные действия, вытекающие из решения совещания, дав им ясно понять, что Вы намерены следовать принятым решениям.

К сожалению, в России практически не пользуются услугами модераторов — профессиональных ведущих различных совещаний и конференций. Между тем на Западе это профессия. На отечественных заседаниях ограничиваются обычно председателем собрания, эдаким свадебным генералом, который не всегда умеет четко и правильно привести запланированное мероприятие к намеченной цели. Он в основном лишь следит за регламентом, причем с оглядкой на персоналии. 

Чтобы от творческих прожектов перейти к конкретным предложениям и решениям, требуется профессиональный навык: кого-то суметь разговорить, кого-то попросить помолчать, четко продвигаясь к задуманной цели, иногда даже заранее известной. Не секрет, что часто для принятия какого-либо решения необходима поддержка большинства. Как этого добиться, знает профессиональный модератор. Такой специалист умеет спрашивать, слушать выступающих, не показывая своего личного отношения, не забывает предложить высказаться тем, кто еще этого не сделал, вовремя сфокусировать внимание на важной проблеме. 

Это весьма сложная работа. На совещаниях может произойти конфликт между выступающими, и, чтобы ситуация не вышла из-под контроля, модератор обязан вовремя вмешаться. Или сыщется «говорун», который не даст никому и слова вставить, поскольку считает себя самым интересным докладчиком. Или, напротив, попадется молчаливый застенчивый участник, которого надо попросить непременно высказаться, потому что именно его мнение интересует всю аудиторию. Или некто настойчиво пытается использовать трибуну для решения своих личных проблем, сведения счетов и высказывания наболевших обид. Впрочем, данный список можно продолжать до бесконечности. Многие не раз наблюдали подобные производственные спектакли. К сожалению, в Российской практике профессия модератора совсем не известна, но это пока.

Виды совещаний 

Исходя из этико-организационных подходов, американские исследователи выделяют совещания диктаторские, автократические, сегрегативные, дискуссионные и свободные. На диктаторском совещании руководитель обычно сообщает присутствующим свое решение по определенным вопросам или знакомит с позицией или распоряжением вышестоящей организации. Дискуссии не проводятся. Участники только задают вопросы. Автократическое совещание — разновидность диктаторского. Руководитель задает поочередно вопросы участникам и выслушивает их ответы. Приглашенные не имеют права высказывать мнения относительно позиций других участников. Сегрегативное (от лат. — отделение, удаление) состоит из доклада руководителя или назначенного им лица. Участники выступают в прениях по указанию председательствующего. Демократический характер имеет дискуссионное совещание. Происходит свободный обмен мнениями, после которого принимается решение общим голосованием с последующим утверждением руководителем или принимается руководителем без голосования, с учетом высказанных мнений и предложений. Свободные заседания проводятся без четко сформулированной повестки дня.

Самые лучшие совещания те,
которые вообще проводить не надо
  :-)
Анонимное высказывание.

Новейшие технологии в проведении совещаний

Позавчерашний день: использование телеконференций — когда каждый звонит по телефону и может услышать или определенного человека или всех сразу, или еще как-нибудь.
Вчерашний день: использование видеоконференций. Каждый ставит веб-камеру и микрофон (или только микрофон с наушниками, если жутко выглядит) и с помощью компьютера и соединения с Интернетом происходит взаимное общение с возможностью передачи информации, внешнего вида и сказанного собеседниками.
День сегодняшний:  конференция происходит в виртуальном пространстве. Реально происходит. Эту технологию берут на вооружение многие международные корпорации. Используются наработки сетевых компьютерных игр, имитирующих реальный мир с теми или иными модификациями. Если позволяет компьютер, скорость Интернет-соединения и деньги — то участвовать в подобных мероприятиях можно, наблюдая за окружающими с помощью «прибора (стерео-LCD-очки+микрофон+наушники) виртуальной реальности и соответствующих перчаток. Или просто с помощью компьютера без этих прибамбасов.
По мнению специалистов, использование подобных технологий позволяет сэкономить значительные деньги на транспортных расходах, повысить эффективность общения и качество решаемых вопросов. Насколько это соответствует действительности — сказать не могу, Интернет не позволяет хорошо проверить. Но раз так стали делать как крупные компании, так и мелкие — дело того стоит.
День завтрашний: системы виртуальной реальности, позволяющие надев соответствующий костюм, почти полностью почувствовать, увидеть и услышать формируемой в виртуальной реальности.

Реальные высказывания, записанные на производственных совещаниях:

  1. Заказывайте мойщиц заранее! Женщины у нас в цехе не резиновые, на всех мастеров не хватит!
  2. Если вы не хочете понимать нормального русского языка…
  3. Мне стыдно начальнику отдела смотреть наглыми глазами…
  4. А чего вы меня слушаете, что я говорю?
  5. Нельзя так работать — у меня уже язык смозолился, слюней больше нету, и матов не хватает!
  6. Да мастер вам что, соображает что ли?! (о сборке кабины самолета)
  7. Ну ты посмотри на него! Жует и нагло смотрит трезвыми глазами!
  8. Владимир Александрович, я бы хотел Вас послать в два места сразу. Зайдите сейчас ко мне, посмотрим, куда Вам лучше…

:-) :-) :-)


См. также:

Вакансии
ГЛАВНЫЙ ТЕХНОЛОГ ОБЩЕСТВЕННОГО ПИТАНИЯ
Продавец по совместительству (брендовая одежда)
Брендовая одежда
Руководитель отдела клининга
Клининговая компания
Менеджер отдела снабжения
Управляющий директор крупного лесопромышленного комплекса (с переездом в область)
Руководитель отдела продаж в г. Вельск (оптовая продажа продуктов питания)
Начальник производственного отдела крупного лесопромышленного комплекса (с переездом в область)
Все вакансии
Афоризмы
Если хочешь погубить дело — поручи его двоим.
Новости
Новые штрафы: как готовить бизнес к обороне?
Новая услуга СКА для РАБОТОДАТЕЛЕЙ! Мы можем: 1. Помочь Вам подготовиться к проверке; 2. Помочь Вам уменьшить сумму штрафа, а в некоторых случаях избежать штрафа вовсе даже при наличии акта и предписания.
ООО "СКА" приняли участие в организации чемпионата "Лесоруб 21 века".
ООО «Северное кадровое агентство» приняли участие в организации Второго Всероссийского конкурса «Лесоруб 21 века», проходивший в Устьянах 23-28 августа 2016 года.
Все новости
Адвокатский кабинет
Фофанов Андрей Николаевич

Бесплатная юридическая консультация для работодателей по вопросам трудового законодательства. Наш партнер — компания «Фофанов и парнеры» — ответит на все Ваши вопросы.

Задать вопрос

Rambler's Top100
ООО «Северное Кадровое Агентство»
163000, г. Архангельск, ул. Поморская 7, офис 410
Тел.: (8182) 65-42-24 (факс), 28-66-57

inform@cka.ru (для работодателей)
resume@cka.ru (для соискателей)

Перепечатка, копирование и использование материалов сайта www.cka.ru в печатных, электронных и иных средствах массовой информации допускается только с письменного согласия администрации ООО "Северное кадровое агентство"

Создание сайта — Artil.ru